AD 67/2020
LA DIGITALIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE LAS COMUNIDADES DE VECINOS
Palabras clave.
Administración de fincas, comunidades de vecinos, transformación digital.
Abstract:
La gestión de edificios con transparencia, control y rapidez puede ser una realidad con tecnología. La transformación digital de la profesión del administrador de fincas requiere centrarse en cuestiones como la gestión financiera inteligente, la comunicación digital con y entre los vecinos, la toma de acuerdos online o las videoconferencias y el acceso online a la documentación digital de la comunidad. Y la legislación no ayuda.
Abstract:
Building management with transparency, control and speed can be a reality with technology. The digital transformation of the property administrator requires focusing on issues such as smart financial management, digital communication with and among neighbors, online agreement making or videoconferencings, and online access to community digital documentation. And the legislation does not help.
Pocos oficios mantienen un aroma a otro siglo como el de la administración de fincas. Una profesión que nace del Código Civil de 1889 al regular las comunidades de bienes en sus artículos 392 y siguientes y que se consolida con la Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal. Poco o nada ha cambiado desde entonces.
Según las estadísticas, el 84% de la población española es propietaria de al menos una vivienda y la mayoría situada en un edificio y aunque el TS ya alegó que “La situación de propiedad horizontal no es propiamente una situación de comunidad, sino un régimen jurídico-real al que se sujeta la llamada propiedad separada de los diferentes pisos o locales en que se divide el edificio o conjunto inmobiliario al que se aplica, y del que derivan los derechos, cargas, obligaciones y responsabilidades que la ley establece.”… lo cierto es que la palabra que a todos se nos viene a la cabeza cuando pensamos en nuestros vecinos es esa: una comunidad. Vivir en una comunidad de vecinos es lo más habitual en España. Gestionar esta convivencia va a requerir de una adaptación obligada a los cambios que ya viene demandando nuestra sociedad y que la situación de pandemia que estamos viviendo (teletrabajo, distanciamiento social, crisis, …) los va a acelerar.
Digitalizar un sector como la gestión de comunidades, la administración de fincas, es más que un avance hacia la innovación obligado. Es un reto al que la legislación no acompaña. Una gestión que en muchas ocasiones sigue siendo analógica (reuniones de vecinos en el portal, caja con llave con unas cuantas monedas para gastos ocasionales, libros de actas, muchos manuscritos, con papeles atados con un cordel en una carpeta que ha pasado por decenas de manos…) y que necesita de ese impulso que sólo los más disruptivos van a poder liderar y que necesitarán de procesos de desaprendizaje para volver a construir la esencia de la profesión para adaptarse y no desaparecer.
¿Cuáles son los pilares de esta transformación digital de la gestión de comunidades?
1º Gestión financiera inteligente: La automatización de procesos en la gestión de los gastos comunes con las ventajas de la banca online, la búsqueda de proveedores y la comparativa de precios con la ayuda de inteligencia artificial y el big data, pondrán en primera línea a la tecnología que permitirá convertir la gestión de presupuestos en una labor exclusiva de supervisión para conseguir los resultados más beneficiosos para la comunidad. Sin olvidar que el software en la nube y la tecnología móvil permitirá al gestor tener la libertad de salir de la oficina para ejercer una labor más de proximidad que hasta ahora.
2º Comunicación digital entre vecinos: Decenas de ejemplos están ya entre nosotros y los hemos visto en este periodo de confinamiento donde las redes sociales de barrio y, de comunidad, han cobrado protagonismo. Aplicaciones que pondrán en contacto a los vecinos mucho más que un cartel en el portal donde ofrecer nuestro tiempo. Un lugar digital donde nos conoceremos más y mejor y será una oportunidad para nunca más estar solos en nuestros propios hogares.
3º Toma de acuerdos sin necesidad de reunión o por videoconferencia: Cataluña ya ha dado un paso (el tiempo dirá si definitivo) para acabar con las interminables reuniones de vecinos donde se discute durante horas sobre temas que a priori pueden ser insignificantes, pero no por ello delegables en la función del Presidente o del Administrador, como elegir de qué color pintar la escalera. Sólo en esta comunidad autónoma está reconocida la posibilidad de que los propietarios asistan a las juntas por videoconferencia o por otros medios telemáticos de comunicación sincrónica similares.
El recientemente aprobado por la Generalitat de Cataluña Decreto Ley 10/2020, de 27 de marzo, por el que se establecen nuevas medidas extraordinarias para hacer frente al impacto sanitario, económico y social del Covid-19 establece la posibilidad de que “… Durante la vigencia de el estado de alarma, queda admitida también la posibilidad de adoptar acuerdos sin reunión, a instancia de la persona que preside la junta, si se cumplen los requisitos establecidos en el artículo 312–7 del Código civil de Cataluña.” Es decir, “la posibilidad de adoptar acuerdos mediante la emisión del voto por correspondencia postal, comunicación telemática o cualquier otro medio, siempre que queden garantizados los derechos de información y de voto, que quede constancia de la recepción del voto y que se garantice su autenticidad.”
Además “Las reuniones ya convocadas que deban celebrarse durante la vigencia de este estado quedan suspendidas y se han de volver a convocar dentro del mes siguiente a su levantamiento, a menos que sea posible llevarlas a cabo por los medios establecidos en el artículo 312–5.2 del Código civil de Cataluña.” De lo que habla es de reuniones celebradas “por medio de videoconferencia o de otros medios de comunicación, siempre que quede garantizada la identificación de los asistentes, la continuidad de la comunicación, la posibilidad de intervenir en las deliberaciones y la emisión del voto.”
El tiempo dirá si una de las pocas cosas que el COVID19 no cambiará serán las reuniones de vecinos y la toma de acuerdos presenciales, o por el contrario, servirá de acelerador en la propuesta de nuevas realidades.
4º Acceso a la documentación: Que en pleno 2020 estemos hablando todavía de las ventajas de la digitalización de la información y del papel 0 en este sector dice mucho de lo lejos que estamos de la plena transformación. Se mira con envidia cómo es posible la legalización telemática de libros de actas mercantiles y el posible uso de programas que permiten adjuntar documentos con diferentes formatos (PDF, Excel, Word…) para generar un archivo en formato ZIP para poder subirlo en el Registro Mercantil, mientras los administradores deben compartir su espacio de despacho con estanterías repletas de libros de actas en papel o los vecinos que sucesivamente ocupan el cargo de presidente o secretario de su comunidad, deben reservar ese espacio en su casa donde guardar la “carpeta” de la comunidad.
En este sentido no quiero quedarme sólo con la desventaja de esta incomodidad presentad . La no digitalización de la información que aparece en las actas donde se plasman los acuerdos, además de toda la documentación propia del edificio que no se está explotando en profundidad, ocasiona una barrera a la transparencia ya insoportable en estos tiempos y no estamos tan lejos si el Registro de la Propiedad sigue apostando por su modernización mucho más allá que el uso de blockchain.
Ya no hay excusas. La transformación digital es una realidad en este sector y el profesional de la administración de fincas debe contar con las herramientas necesarias para el salto evolutivo en sus modelos de gestión, modernizando, renovando y adaptando sus procesos al entorno y cliente digital. Los vecinos de las comunidades demandarán un servicio digital de calidad dotando a los procesos de comunicación y gestión de transparencia, control y rapidez para la toma de decisiones devolviéndole o mejorando la confianza en su gestor.
Sonsoles Valero Barceló
18 de mayo de 2020
SONSOLES VALERO BARCELÓ
Abogada y CLO en SmartFincas, empresa que ofrece soluciones tecnológicas para la gestión de comunidades de vecinos con productos como el primer agregador financiero especializado para el sector de la administración de fincas o el primer servicio de outtasking para tareas e incidencias de edificios en remoto.
Además combina su trabajo en esta startup con la labor docente en diferentes universidades y máster del sector jurídico en materias como comercio electrónico, derecho de consumo y nuevas tecnologías.
Ganadora junto a su equipo del premio KPMG con @BotMySelf, herramienta para facilitar las relaciones de los comercios electrónicos con sus usuarios mediante chatbots, en el hackathon organizado por el Instituto de Innovación Legal en 2017.
Coautora del libro “Ellas: Retos, amenazas y oportunidades en un mundo conectado” con el capítulo titulado “Aplicaciones de los chatbots en el mundo legal” publicado por la editorial La Ley.
