AD 73/2018
ABSTRACT:
En el presente artículo, el autor trata la temática de la transformación digital de los despachos de abogados a través de herramientas que ya son utilizadas en el día a día de las personas como el correo electrónico o WhatsApp y a través de otras desconocidas y más innovadoras como Trello, Evernote o Dooddle. Asimismo, realiza un examen de las mismas y de sus términos y condiciones legales a fin de mantener la privacidad de los datos tratados por los despachos.
PALABRAS CLAVE:
- Innovación
- Prueba tecnológica
- Telegram
- Slack
- Evernote
- Trello
- Linoit
- Symbaloo
- Doodle
- Ciberseguridad
Como continuación del artículo de Bárbara Román, en relación a la innovación y la tecnología en el sector de la abogacía, voy a tratar de dar algunas píldoras prácticas al asunto, y más que dar consejos, que no soy quien para darlos, os comentaré usos y aplicaciones que nos facilita la tecnología para poder aportar valor a la gestión del trabajo del conocimiento.
-¿Quieres mi consejo? Bueno, aquí está. No tomes ningún consejo de nadie y no des ninguno.
-R. J. Lawrence.
En primer lugar, y antes de ponernos a utilizar herramientas digitales que pueden facilitarnos el trabajo en el día a día, sería necesario hacer una auditoria de la forma en la que estamos trabajando actualmente, es decir, definir los procesos de trabajo e identificar que aplicaciones informáticas utilizamos a fecha actual. Con el fin de poner en perspectiva la potencial digitalización que queremos llevar a cabo, siendo el fin del proyecto el diseño de una nueva metodología de trabajo, en busca de eficiencia y efectividad, y en consecuencia la reducción del nivel de estrés.
Una vez definida nuestra rutina de trabajo, vamos a tratar de identificar que aplicaciones nos van a facilitar esta labor. En primer lugar tenemos que definir por qué canales tenemos entrada de información, y sin duda alguna, la más usual será el correo electrónico, en este sentido vamos a ver cómo podemos sacarle el máximo partido con el mínimo gasto de tiempo. Una buena primera acción sería la creación de carpetas, etiquetas de correos electrónicos, para archivar la información por categorías de información, o por asuntos… de esta manera podremos optimizar el tiempo a la hora de realizar cualquier búsqueda de un determinado email. Otra gran utilidad es configurar varias cuentas de correo electrónico en una predeterminada, y así controlar todas desde una sola. Otra utilidad es poder programar el envío de correos, ya que de esta manera podemos de una sola vez contestar a todos los correos que tenemos pendientes en nuestra bandeja de entrada y así poder dedicar nuestra energía a realizar otras tareas. Y por último, decir que aunque el primer correo se envió en el siglo pasado y concretamente en el año 1971, esta modalidad sigue siendo la principal fuente de entrada de virus en los sistemas informáticos. Todos conocemos los actuales casos de Wannacry, y la encriptación de la información del disco duro o del servidor. Cuidado a la hora de abrir los ficheros adjuntos o pinchar en los enlaces, ya que aunque el correo venga, supuestamente, de una cuenta de correo conocida el mismo puede estar infectado, y en este sentido hay que tomar entre otras las siguientes precauciones:
- No introducir en formato texto direcciones de correo electrónico en las páginas de internet, ya que hay robots que realizan un escaneo automático de la red en búsqueda de direcciones válidas de correo electrónico, para enviar virus, spam, phising, ….
- Cualquier fichero adjunto con información reservada hay que mandarlo encriptado, aunque sea comprimido en un fichero ZIP protegido con contraseña.
- Y si lo que buscas es privacidad créate una cuenta Protonmail.
Una mala gestión de la atención o una errónea planificación digital, nos hará aumentar la hiperactividad, y reducir la productividad.
Otros medios de entrada de información, son las herramientas de mensajería instantánea y la más utiliza es sin duda WhatsApp, de la cual no voy a dar mucha información ya que es sobradamente conocida, pero sí vamos a resaltar parte de sus términos y condiciones legales, entre los cuales observamos como la sede de la empresa se encuentra en California (USA), y que en caso de resolución de conflictos las partes se someten a la jurisdicción de aquel país. En relación a su funcionamiento, la aplicación no almacena el contenido de las conversaciones, sino únicamente la trazabilidad de las mismas. El uso de la aplicación implica tener que utilizar sus servidores, situados en USA y, por tanto, se consideran transferencias internacionales de datos, a tener en cuenta para la aplicación del Reglamento de Protección de Datos. En otro sentido, a la hora de tener que acreditar el contenido de las conversaciones como fuente de prueba, en cualquier aplicación de intercambio de mensajería bidireccional, la Sentencia del TS núm. 300/2015 nos viene a decir que la única forma de poder garantizar la integridad y autenticidad de los mensajes, es realizando el correspondiente informe pericial sobre cualquiera de los terminales que han participado en la comunicación. Detalle éste a tener muy presente cuando se presentan evidencias digitales impresas en papel o simplemente con capturas de pantallas, ya que si la otra parte no reconoce los hechos, no quedarían acreditados los contenidos de los mensajes.
Si lo que realmente buscamos en una aplicación de mensajería es la privacidad del contenido de las comunicaciones, las más utilizada es Telegram, ya que por la configuración de la herramienta y debido a la ubicación de sus servidores, alojados en diferentes partes del mundo, a fecha actual podemos leer en sus términos y condiciones, que no han facilitado un byte de información de sus usuarios, aunque cumplen con los requerimientos de las Autoridades.
Hasta ahora tampoco es que hayamos utilizado ninguna herramienta tecnológica innovadora, pero si hemos ido viendo como la tecnología nos está facilitando nuestro quehacer diario. Ahora vamos a presentar una aplicación para el almacenamiento masivo de la información, y aquí nos surgen dudas, si utilizar nuestro propio equipo o servidor, o utilizar servicios de Cloud Computing, también conocido como almacenamiento en la nube. En este sentido mucho depende de la casuística del puesto de trabajo, ya que cuando son varios los profesionales ubicados en diferentes partes de la geografía del país o del mundo, y necesitan compartir información al instante esta tecnología es la más adecuada. En relación a lo anterior hay que tener en cuenta dos recomendaciones:
- En caso de elegir una topología de red propia, evitar que los Servidores se encuentren en la misma ubicación que el resto de equipos informáticos de la oficina, ya que en caso de robo, incendio… se podría perder el total de la información, por lo que habrá que tener mínimo una réplica del Sistema en otro espacio físico diferente.
- Y en caso de elegir servicios Cloud Computing, habrá que utilizar como mínimo el cifrado de la información, el factor de doble autenticación, la programación regular de copias de seguridad… así como definir una política de uso de claves de acceso, estableciendo el cambio regular de contraseñas.
Una vez fijado el rumbo de trabajo, tenemos que tener siempre en mente la perspectiva hacia donde estamos navegando, y que la tecnología ayude a alcanzar la meta y a reducir la actual carga de trabajo, en caso contrario, en algo nos estamos equivocando. Pensad que el fin de la vida como del trabajo, es la felicidad, y entendiendo esta como la sensación interna de bienestar con aquello que estamos creando, que en nuestro caso es la creación de un sistema digital de trabajo, con el fin de reducir el temido estrés laboral, y aumentar la eficiencia y la eficacia del despacho.
-Solo puede ser feliz siempre el que sabe ser feliz con todo.-
Confucio.
A continuación introducir el uso de herramientas mucho menos conocidas, pero tremendamente útiles. La primera es Slack, una fantástica aplicación de comunicación para compartir información entre diferentes miembros de un grupo, esta nos permite crear salas de trabajo, agrupadas por temas, asuntos, etc. La segunda herramienta y una de mis favoritas es Evernote, para mí su principal utilidad es que permite captar y organizar la información digital con un solo clic de ratón, ¿nunca te ha pasado que has dejado a medias de leer un artículo, y cuando quieres retomar la lectura no lo encuentras? Pues utilizando la aplicación serás capaz de organizar tu contenido digital.
Y la herramienta estrella para la gestión de proyectos es sin duda Trello, muy utilizada en el sector de la informática, y poco conocida por los juristas, donde la aplicación nos facilita el trabajo en procesos, el cual puede estar gestionado por varias personas de un mismo equipo. Para comenzar a trabajar en ella hay que dar introducir a las personas que forman parte del grupo y posteriormente crear lo que se conoce como tableros de trabajo. El primero podría ser aquello que está pendiente de asignar, en este tablero podemos agregar escritos, imágenes, enlaces web, check list con los pasos a seguir…; un segundo tablero con aquello que está en fase de desarrollo, donde una vez adjudicado el trabajo a un miembro del equipo, se crea la notificación de la adjudicación del caso, así como la fecha objetiva para su realización. A continuación, podría haber un nuevo tablero definido como revisión, donde una vez realizada por el encargado, se pasaría a la última columna de finalizado/entregado. Esta herramienta permite diseñar procesos, que una vez documentados, cualquier trabajador de la oficina podría repetir, sin necesidad de ser un especialista en el asunto y, en caso de que el encargado de realizar un trabajo se encontrase indispuesto, el resto del equipo podría continuar el mismo. En la versión de pago nos permite conectar Trello con otras muchas aplicaciones como Google Drive, Dropbox, gestores de correo electrónico, Skype…
Otra herramienta útil para gestionar la agenda y diferente a Google Calendar, es Doodle, que como principal característica tiene la utilidad de enviar a terceros la disponibilidad de nuestra agenda, con el fin de que sea el tercero el que pueda cerrar las fechas con base a su disponibilidad. Esto nos permite evitar el interminable intercambio de correos para poder cuadrar una reunión.
Las últimas herramientas que quiero compartir con vosotros son Linoit, que no tiene otra utilidad más que un simple panel de corcho, donde podemos colocar diferentes pos-its, para agrupar información y guardar enlaces a páginas de Internet. Y otra aplicación similar, pero con diferente entorno gráfico, es Symbaloo, la cual nos permite agrupar enlaces a webs en diferentes tableros de información.
-La simplicidad simplifica la vida.-
Lailah Gifty Akita
En resumen, el cambio de paradigma actual hacia la visión digital parte en un primer lugar de la voluntad interna para asumir esta transformación, enfocada hacia la proactiva para conocer y estudiar nuevos entornos de trabajo, y con el fin de lograr alcanzar un “hábito tecnológico”. El medio para conseguirlo es una buena estrategia de diseño digital y la repetición de estas pautas, logrando incluso la automatización de forma inconsciente de trabajo.
Debido a la información sensible que se maneja en los entornos jurídicos, hay que tener muy en cuenta la protección de la misma, con el fin de evitar la fuga de información reservada, ya que puede dar lugar tanto a responsabilidades, como a la pérdida de clientes y el daño a la reputación de nuestra marca. No olvidemos la caída del despacho Mossak Fonseca por la filtración de los “Papeles de Panamá”.
Y en relación a las medidas de seguridad, adelanto el tema de una posible siguiente colaboración, sobre como dotar a los sistemas digitales de trabajo, de las medidas necesarias en ciberseguridad.
Cuenca, 11 de octubre de 2018.
Autor: Juan Carlos Fernández.
Profesional con perfil técnico/jurídico.
Creador de su marca TECNOGADOS, actualmente un blog sobre prueba tecnológica, en un futuro ¿quién sabe?
Gran iniciativa los de Adefinitivas, y encima Tomás nos dan cabida a publicar a los que somos de la generación de la EGB 😉
Será posible, pues no que los Millenials nos han puesto a escribir a los de la generación X jsjsjsjs menudos son en DEFINITIVA, muy bien chicos. Enhorabuena