AD 91/2021
EL CANAL DE DENUNCIAS. ASPECTOS MÁS IMPORTANTES
Palabras clave: Compliance, canal de denuncias, responsabilidad penal de las personas jurídicas, confidencialidad, anonimato, accesibilidad, represalias, Código Penal.
Desde el año 2010, las personas jurídicas pueden ser penalmente responsables por los delitos cometidos por sus trabajadores. Por tanto, es imprescindible que las organizaciones establezcan mecanismos que permitan conocer las irregularidades cometidas por éstos para evitar la comisión de delitos e incumplimientos de la normativa interna. Una forma de reducir las irregularidades y malas conductas de trabajadores, proveedores y demás personas relacionadas es la implantación de un canal de denuncias que permita dar a conocer dichas irregularidades a la dirección de la compañía. Pero ¿qué es exactamente un canal de denuncias?
Un canal de denuncias es una herramienta que permite a los trabajadores, proveedores y otras partes interesadas informar a la organización sobre posibles conductas irregulares de las que tengan conocimiento. Este mecanismo permite mitigar riesgos derivados de conductas indebidas y generar un clima de confianza en la organización.
Quienes mejor conocen lo que pasa en el día a día de la organización son los propios trabajadores, por ello es necesario fomentar el uso del canal de denuncias con el objetivo de reducir el fraude, el acoso laboral o cualquier otra irregularidad.
Para que un canal de denuncias sea eficaz es necesario que cumpla una serie de características[1]:
- Confidencialidad y anonimato
El principal motivo por el que los trabajadores o partes interesadas no informan de las presuntas irregularidades cometidas en el seno de la organización es el miedo a represalias o a sufrir el vacío de los compañeros. Del mismo modo, en la mayoría de los casos, la información proporcionada es muy sensible, incluyendo datos personales o información relacionada con presuntos delitos que es necesario proteger. Por ello, es imprescindible garantizar la confidencialidad de la información recibida a través del canal de denuncias.
La Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo, sobre protección del denunciante, también conocida como directiva whistleblowing, establece la necesidad de aplicar mecanismos que garanticen la protección del denunciante ante posibles despidos, degradaciones o cualquier otra represalia. Para ello, es necesario que, en el momento de realizar la denuncia, los denunciantes tengan motivos razonables para creer que los hechos son ciertos, por lo que no se protegerá a aquellos que proporcionen información falsa o incorrecta de mala fe.
El anonimato es una de las principales ventajas del canal de denuncias puesto que anima a los trabajadores y demás partes interesadas a denunciar. Sin embargo, también puede suponer un obstáculo para la investigación, al aumentar el riesgo de recepción de denuncias de mala fe, llegando incluso a entorpecer el funcionamiento de estos mecanismos.
- Accesibilidad
Esta herramienta debe ser fácilmente accesible e identificable principalmente para que los empleados, proveedores y demás partes interesadas no tengan problemas para ingresar al canal ni para realizar el reporte de las denuncias. Esta característica es esencial para evitar que los denunciantes potenciales que no estén seguros de cómo denunciar o de si van a estar protegidos renuncien a hacerlo[2].
- Información previa sobre los derechos de los trabajadores y partes interesadas
Es necesario que la empresa informe previamente a los empleados sobre la existencia, finalidad y funcionamiento del canal de denuncias. Un documento idóneo para contemplar sus aspectos principales es el Código de Conducta, al ser la norma interna más importante de la organización. Además, es conveniente elaborar una política o protocolo que desarrolle el funcionamiento del canal, para que las partes interesadas puedan conocer al detalle su ámbito de aplicación, su operativa o los derechos del denunciante, entre otros.
- Plazo de respuesta razonable
Dada la necesidad de resolver el problema con prontitud, el plazo para darle seguimiento y respuesta al denunciante no debe exceder de tres meses, salvo que se produzcan circunstancias especiales, en cuyo caso se podrá ampliar a seis meses.
- Régimen disciplinario
El canal de denuncias debe servir para imponer sanciones a los autores de las conductas denunciadas, siempre que hayan resultado probadas y se encuentren previstas en el régimen disciplinario del convenio colectivo aplicable o en la normativa interna o externa.
Es imprescindible que los trabajadores y las demás partes interesadas conozcan de antemano las sanciones asociadas a las faltas o incumplimientos que pueden producirse y, en ningún caso, podrán ser sancionados si la falta no figura en el convenio o norma correspondiente.
Del mismo modo, pueden establecerse programas de incentivos para “animar” a aquellos trabajadores que por cualquier motivo no se atreven a denunciar.
El canal de denuncias puede incluir distintos temas o categorías, personalizables según las circunstancias y el sector dónde opere cada empresa. Sin embargo, como mínimo, todas las organizaciones deberían contener los siguientes tipos de denuncias:
- Laborales: acoso laboral o sexual, discriminación, abuso de autoridad, etc.
- Informáticas: uso inapropiado de las herramientas informáticas, violaciones de los sistemas de seguridad, infracciones de la protección de datos de empleados, clientes o terceros, etc.
- Financieras: corrupción, cohecho, uso indebido de fondos, etc.
- Patrimoniales: apropiación indebida, fraude y robo, uso indebido de activos, etc.
- Otras: conflicto de interés, revelación de información confidencial, prácticas contra la libre competencia, falsificación de documentos, etc.
En lo que respecta a la forma que pueden adoptar estos mecanismos, existen diversos tipos de canales de denuncias[3]. Por un lado, los canales de denuncias digitales, que son aquellos que se llevan a cabo mediante una aplicación o software que se integra dentro de la propia empresa. Este tipo de canales se caracterizan por garantizar el anonimato de los denunciantes y por encriptar la información. Además, garantizan el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos (RGPD y LOPDGDD). Por otro lado, se encuentran los canales de denuncias telefónicas, cara a cara o vía email. Este último es el canal más frecuente, al ser un método sencillo, fácilmente accesible y barato. Sin embargo, no es anónimo ni garantiza un seguimiento automático del caso, por lo que pueden están acompañados de riesgos significativos.
Los canales de denuncias también pueden ser internos o externos. Según la Directiva de la Unión Europea, los primeros son aquellos que se instauran dentro de la organización y los segundos los que implantan las autoridades y organismos de control, como el Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias (SEPBLAC), el Banco de España o Hacienda. Además, el canal de denuncias puede ser de gestión interna, gestionado por la propia organización o externa o externalizada, gestionado por una empresa o profesional independiente.
Si el canal de denuncias es gestionado internamente, es necesario que se designe a una persona que garantice la independencia y confidencialidad y que conozca, principalmente, las normas aplicables en materia de protección de datos. El oficial de cumplimiento o compliance officer, es la persona más adecuada para gestionar el canal de denuncias dado su conocimiento y experiencia. Únicamente deberá gestionar, examinar e investigar las denuncias, puesto que la toma de decisiones corresponderá a la dirección de la compañía.
Como regla general, la externalización del canal de denuncias garantiza al denunciante una mayor confidencialidad, seguridad y protección frente a represalias, principalmente por la comunicación con un profesional experto e independiente de la organización. Según la Fiscalía General del Estado, los canales de denuncia son “más utilizados y efectivos cuando son gestionados por una empresa externa, que puede garantizar mayores niveles de independencia y confidencialidad”[4]. Del mismo modo, al ser especialistas en la materia, se facilita el funcionamiento del canal. Sin embargo, tanto la gestión interna como externa del canal de denuncias tiene sus propias ventajas e inconvenientes, por lo que la decisión entre uno u otro debe basarse en las características y necesidades de la propia organización tales como el tamaño, el número de trabajadores o los recursos económicos, entre otros.
Independientemente de la forma de gestión del canal de denuncias, es necesario que las organizaciones cuenten con mecanismos que permitan dar a conocer a la dirección las irregularidades cometidas por sus empleados, directivos o cualquier otra parte interesada, principalmente, tras la Directiva whistleblowing, que obliga a las organizaciones a instaurar dichos canales de denuncias. De hecho, el próximo 17 de diciembre de 2021 expira el plazo para que España transponga dicha Directiva, por lo que las empresas que todavía no cuenten con un canal de denuncias deberán implantarlo. No obstante, dado que esta medida puede suponer un gran cambio para las medianas empresas, la propia Directiva amplía el plazo hasta el 17 de diciembre de 2023 para aquellas empresas del sector privado que tengan de 50 a 249 empleados.
Según la normativa comunitaria, las organizaciones con más de 50 empleados, las entidades con un volumen de negocios o balance anual igual o superior a 10 millones de euros y las empresas afectadas por la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales están obligadas a tener un canal de denuncias.
En definitiva, todas las empresas deberían instaurar mecanismos que permitan dar a conocer las irregularidades cometidas por empelados, directivos o proveedores, independientemente de si están o no obligadas a ello. Como se ha señalado anteriormente, las empresas pueden ser penalmente responsables por los delitos cometidos por sus empleados, por ello es importante evitar o reducir el riesgo de comisión de delitos. El Código Penal exime de responsabilidad penal a aquellas organizaciones que tengan instaurados programas de cumplimiento normativo efectivos, siempre que cumplan una serie de requisitos. Por ello, es imprescindible que las empresas inviertan en programas de Compliance, entre los que se encuentran los canales de denuncia.
Daniela Jiménez León
28 de junio de 2021
BIBLIOGRAFIA
Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal.
CIRCULAR 1/2016, de la Fiscalía General del Estado sobre “La responsabilidad penal de las personas jurídicas conforme a la reforma del Código Penal efectuada por la ley Orgánica 1/2015”.
[1] Iberly. (20 de mayo de 2021). Características y requisitos de los canales éticos o de denuncias. https://www.iberley.es/temas/caracteristicas-requisitos-canales-eticos-denuncias-65193
[2] Considerando 89 de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
[3] Henriksson, K. World Compliance Association (s.f.). ¿Qué es un canal de denuncias? https://www.worldcomplianceassociation.com/1651/articulo-que-es-un-canal-de-denuncias.html
[4] Circular 1/2016, de la Fiscalía General del Estado sobre “La responsabilidad penal de las personas jurídicas conforme a la reforma del Código Penal efectuada por la ley Orgánica 1/2015”.
Jurista implicada con las causas sociales. Graduada en Derecho y Administración y Dirección de Empresas por la Universidad Rey Juan Carlos y actualmente realizando el Máster de Acceso a la Abogacía en la Universidad Camilo José Cela. Asesora legal en Reclamador.es.
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