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Legalización de documentos extranjeros. A cargo de Anna Molina.

AD 155/2020

ABSTRACT:

A no ser que exista algún instrumento jurídico que exima de esa obligación, todo documento público extranjero debe ser legalizado para tener validez en España y todo documento público español requiere ser legalizado para ser válido en el extranjero. Se recogen a continuación algunas respuestas a las consultas más habituales.

PALABRAS CLAVE:

  • Apostilla de la Haya
  • Traducción jurada
  • Documentos extranjeros
  • Sentencias extranjeras
  • Legalización
  • Traducción

La legalización es un acto administrativo por el que se otorga validez a un documento público extranjero, comprobando la autenticidad de la firma puesta en un documento y la calidad en que la autoridad firmante del documento ha actuado.

En nuestro post jurídico de hoy, desde LEVANTIA ABOGADOS vamos a explicar cómo legalizar un documento desde España.

A no ser que exista algún instrumento jurídico que exima de esa obligación, todo documento público extranjero debe ser legalizado para tener validez en España y todo documento público español requiere ser legalizado para ser válido en el extranjero. Se recogen a continuación algunas respuestas a las consultas más habituales.

¿En qué casos no es necesaria la legalización?

Dado el creciente intercambio entre los distintos países del mundo, muchos Estados han firmado convenios destinados a facilitar este tipo de trámites a sus ciudadanos, entre ellos España.

El acuerdo más relevante en esta materia vigente en la actualidad es el Convenio de La Haya nº XII, de 5 de octubre de 1961, de Supresión de la Exigencia de Legalización en los Documentos Públicos Extranjeros más comúnmente llamado Convenio de la Apostilla.

Numerosos países se han adherido a este tratado que simplifica los trámites para el emisor y el receptor. Este texto prescribe que entre Estados miembros no será necesaria la legalización para el reconocimiento mutuo de documentos, aunque sí un sello o apostilla. Ésta es la lista completa de países que han firmado el acuerdo.

Además existen otros convenios que eximen de la necesidad de legalizar algunos documentos. En este texto informativo elaborado por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación puede consultarse a qué países y tipos de documentos se aplican.

Para todos los casos no recogidos en alguno de los acuerdos anteriores deberá procederse a la legalización.

¿Qué documentos pueden legalizarse?

Pueden legalizarse tanto los originales de los documentos como las copias auténticas expedidas por las Autoridades de la Administración Pública que los hayan emitido, así como los testimonios de autenticidad por exhibición realizados por Notario.

¿Cuánto cuesta legalizar un documento?

La legalización será gratuita cuando la realice la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. En caso de efectuarse en una embajada o consulado de España, conllevará el pago de una tasa. Para información más específica se recomienda contactar directamente con la representación de España en el extranjero que corresponda, contactenos y le informaremos, somos especialistas en Derechos de Extranjería y Nacionalidad con sede en Alicante, Barcelona y Madrid.

¿Caducan las legalizaciones?

No. La legalización carece de fecha de caducidad. Ahora bien, si el documento expedido tiene una duración limitada, la legalización que se efectúe sobre él también lo tendrá. Tampoco existe ningún límite de tiempo para solicitar la legalización de un documento. Ésta podrá realizarse en cualquier momento en que el interesado la solicite.

¿Qué documentos emitidos por las autoridades españolas están destinados a utilizarse en el extranjero?

De todos los documentos elaborados por las autoridades de nuestro país, los siguientes pueden tener efecto en el exterior:

1.- Emitidos por la Administración General del Estado

Se incluyen en esta categoría los expedidos por sus autoridades y funcionarios, los organismos y entes públicos incluidos en su estructura y las entidades gestoras de la seguridad social.

2.- Emitidos por las Comunidades Autónomas

Figuran en este apartado los documentos expedidos por sus autoridades, funcionarios y organismos públicos.

3.- Emitidos por entidades locales (Ayuntamientos, Diputaciones, Cabildos, Mancomunidades y otros)

La legalización de éstos corresponde en primer lugar al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, con dos excepciones. La primera de ellas se aplica a los documentos provenientes del Ayuntamiento de Madrid, que podrán legalizarse directamente en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. La segunda es de carácter general y abre para todos la vía judicial o notarial.

 Posteriormente, la legalización corresponderá a la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y, en último lugar, a la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento. 

4.- Notariales

Son aquellos en los cuales un notario actúa como encargado de dar fe: escrituras, actas, legitimaciones, compulsas, certificaciones y un largo etcétera. 

5.- Judiciales

En esta categoría se incluyen actas de nacimiento, matrimonio o defunción; certificados de capacidad matrimonial, fe de vida o estado; resoluciones judiciales, etc.

Todos ellos requieren la legalización por vía judicial. Los encargados de efectuarla son, en el siguiente orden: los tribunales superiores de justicia de la comunidad autónoma correspondiente (las direcciones se pueden consultar en esta lista); Ministerio de Justicia-Legalizaciones (C/ de la Bolsa, 8 – 28071 Madrid Tel. 902007214), Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55) y, en último lugar, a la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.

6.- Mercantiles

Aquí se incluyen certificados de origen, certificados de libre venta, facturas de empresa y un gran número de documentos comerciales. 

Su legalización corresponde a distintos organismos dependiendo de la naturaleza del documento:

Los relativos a exportaciones deberán ser legalizados por: la Cámara de Comercio de la provincia correspondiente y, posteriormente, el Consejo Superior de Cámaras de Comercio, Industria y Navegación 

Los documentos bancarios pueden ser legalizados por diversas entidades. Si han sido emitidos por el Banco de España, el trámite puede efectuarse en cualquiera de sus sedes (consultar lista). 

 En todos los casos, los documentos mercantiles deberán pasar siempre por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación  y, en último lugar, a la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surtir efectos el documento.

7.- Traducciones juradas de español a otros idiomas

Éstas deberán haber sido realizadas por un traductor o intérprete jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. Deberá consultarse en cada caso a la embajada o consulado del país en donde el documento vaya a surtir efecto si la traducción oficial española es válida por si misma allí. En caso contrario, deberá ser legalizada en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.

8.- Académicos

Cada tipo de expediente o certificado sigue unas pautas de legalización diferentes.

 a) Los documentos oficiales de enseñanza superior.

 b)Son aquellos válidos en todo el territorio nacional.

Aquellos que sean títulos universitarios deben ser legalizados por la Subdirección General de Títulos y Reconocimiento de Cualificaciones.

Los títulos no universitarios deberá legalizarlos el Servicio de Títulos y Convalidación de Estudios Extranjeros no universitarios.

Ambas son divisiones del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

9.- Los documentos oficiales de enseñanza no superior

Son los expedidos por centros docentes de una comunidad autónoma. Su legalización corresponde a la Consejería de Educación o equivalente de dicha región. 

10.- Los documentos de carácter no oficial expedidos por instituciones privadas

En estos casos, la legalización corresponde a un notario, colegio notarial (ver lista de los existentes en España) o a la Dirección General de Registros y del Notariado del Ministerio de Justicia.

 En todos los casos, el proceso de legalización no estará completo hasta que haya sido validado por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y la representación diplomática o consular acreditada en España del país en el cual vaya a surgir efecto el documento.

11.- De entidades religiosas

Los documentos de la Iglesia Católica deben ser legalizados por la Nunciatura Apostólica y/o de la Diócesis y la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. También podrá realizarse este trámite por vía notarial.

12.- Certificados médicos

Después de que el facultativo haya rellenado el impreso oficial editado para este fin, debe firmarlo y estampar en el documento el sello que lo acredita como colegiado. 

A continuación, el interesado que desee obtener una legalización del mismo debe dirigirse al Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos de España o al colegio médico de su provincia. La lista de estos últimos puede consultarse en el siguiente enlace.

13.- Certificados veterinarios

Tras obtener el certificado del veterinario debe dirigirse a la Delegación /Subdelegación del Gobierno correspondiente, donde se extenderá un certificado sanitario de animales domésticos.

Este certificado ha de legalizarse En la Dirección General de Producciones y Mercados Agrarios del Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente, situado en la calle Almagro, 33, Madrid.

En el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación Sección de Legalizaciones.

Y, finalmente, en la Representación Diplomática o Consular, acreditada en España, del país en que va a surtir efecto el documento, donde se aconseja consultar sobre otros posibles requisitos que puedan afectar la exportación de mascotas al país de destino.

 Anna Molina

29 de septiembre de 2020


Abogada especializada en Derecho Internacional, licenciada en 2009 por la UPF, Master Practica Jurídica por ICAB 211, Master INTERNATIONAL BUSINESS LAW por FBS y MASTER en derecho Extranjería, Derecho Consular y Diplomático por ISDE MADRID.

Dedicada al estudio y tramitación de  trámites de extranjería, movilidad internacional, personal altamente cualificado, Ley de Emprendedores e Inversores, fundadora del Despacho LEVANTIA ABOGADOS con sede principal en Alicante  y oficina en Barcelona y Dubai. 

Trabaja con clientes y empresas internacionales brindándoles la oportunidad de invertir y residir en España. 

Asume la responsabilidad de los asuntos legales transmitiendo la pasión por el Derecho Internacional a sus clientes y a su equipo, quienes son fundamentales para el buen resultado de las operaciones y trámites.

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