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nómina electrónica

¿Es jurídicamente válida la entrega de la nómina al trabajador a través de plataformas electrónicas o es obligatorio para el empresario facilitar la nómina en formato papel? A cargo de Jesús Felipe Mateos.

AD 29/2020

Resumen:

La adecuación y el desarrollo tecnológico de las nuevas tecnologías en las empresas, ha conllevado una progresiva reducción de la documentación en formato papel por su equivalente electrónico. En el presente articulo analizaremos la validez jurídica de la notificación del salario al trabajador en formato electrónico.

Palabras clave:

salario, recibo electrónico, nómina, derecho, nuevas tecnologías, teletrabajo, plataformas electrónicas.

La adaptación y la utilización de las nuevas tecnologías por las empresas en prácticamente la totalidad de sus departamentos, ha cambiado drásticamente el funcionamiento de estas. No solo desde el prisma de la automatización o la robótica de sus procesos productivos, sino también influyendo directamente en las relaciones del trabajo. Irremediablemente, las nuevas tecnologías también han influido de manera directa en las relaciones entre el empresario y el trabajador. Situaciones y características propias en el momento de la búsqueda de empleo, en el acceso al mismo o en la intermediación laboral, (como pueden ser la existencias de Servicios Públicos de Empleo y Agencias de Colocación con bases de datos creadas con información de los demandantes de empleo, redes sociales específicas, bolsas privadas on-line, blogs para ofrecer empleo y encontrar trabajo, entrevistas on-line…etc.) como durante la relación laboral (control de la prestación de servicios mediante cámaras, GPS, email, micrófonos, ordenadores, teléfono móvil, registro de la jornada laboral por sistemas biométricos, recibo de salario en formato electrónico, , comunicación de los representantes de los trabajadores con la empresa y los trabajadores por sistemas informatizados) están cada día más normalizadas en las relaciones de trabajo.

Uno de los conceptos que mayor fuerza está adquiriendo en las mencionadas relaciones de trabajo y la utilización de las nuevas tecnologías en estas, es la figura del teletrabajo. El teletrabajo hace alusión a las relaciones entre el empresario y el trabajador cuando el trabajo es desarrollado regularmente y durante una parte importante del tiempo de trabajo desde uno o más lugares distintos del puesto de trabajo tradicional, utilizando tecnología informática y/o telecomunicaciones. Tal relevancia está adquiriendo el teletrabajo, que ha propiciado que se empiecen a utilizar conceptos por algunos autores como el B2E (Bussines to Employee).

Por otra parte, la adecuación y el desarrollo tecnológico de las nuevas tecnologías en las empresas, ha conllevado una progresiva reducción de la documentación en formato papel por su equivalente electrónico.  Esta circunstancia, ha originado debates jurídicos al plantearse la licitud de extender estos medios electrónicos a otros documentos con proyección jurídica laboral. La utilización de estos medios electrónicos, ha supuesto una serie de ventajas, principalmente como el ahorro de costes y de  tiempo para los empresarios y para los departamentos de recursos humanos,  ha facilitado las notificaciones entre el empresario y el trabajador posibilitando un acceso fácil y rápido a la información, además ha permitido que se puedan conservar los documentos en formato digital, lo cual hace innecesario la existencia de un archivo físico de documentos para este propósito, suponiendo una disminución de la circulación documental, evitando riesgos innecesarios.

En el presente artículo, analizaremos una de las situaciones que ha propiciado la utilización de las nuevas tecnologías en el ámbito laboral, el recibo del salario por parte del trabajador de manera electrónica (por ejemplo, a través de su visualización en plataformas electrónicas como los portales del empleado en la intranet propia de las empresas) el cual se ha ido instaurando en las empresas de una manera ascendente.

La validez jurídica de la notificación al trabajador del recibo del salario por medios electrónicos

Para abordar la validez jurídica de la notificación al trabajador del recibo del salario por medios electrónicos, entendemos necesario examinar la legislación convencional y aplicarla a la cuestión que nos ocupa, haciendo uso de los principios generales en cuanto a la aparición de las nuevas tecnologías en el ámbito del derecho se refiere, que es el principio de equivalencia funcional y la interacción de las normas existentes , es decir, el recibo del salario en formato electrónico se regirá por la regulación referente al recibo del salario convencional en el Estatuto de los Trabajadores y la Orden Ministerial de 27 de diciembre de 1994 por la que se aprueba el modelo de recibo individual de salarios que más adelante analizaremos y observando la jurisprudencia aplicable a la casuística que nos atañe.

En primer lugar, es necesario hacer énfasis en la obligación que tiene el empresario de entregar al trabajador, el recibo del salario de manera individual y justificativa del pago del mismo. Dicha obligación, emana del artículo 29.1 del texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, cuya titulación es liquidación y pago y mediante el cual se establece lo siguiente:

La liquidación y el pago del salario se harán puntual y documentalmente en la fecha y lugar convenidos o conforme a los usos y costumbres. El período de tiempo a que se refiere el abono de las retribuciones periódicas y regulares no podrá exceder de un mes.

El trabajador y, con su autorización, sus representantes legales, tendrán derecho a percibir, sin que llegue el día señalado para el pago, anticipos a cuenta del trabajo ya realizado.

La documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo. El recibo de salarios se ajustará al modelo que apruebe el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan”. 

Además del artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores, es necesario hacer alusión, en cuanto a regulación existente relacionada con esta materia, a la Orden de 27 de diciembre de 1994 por la que se aprueba el modelo de recibo individual de salarios. En la citada Orden, se regula el contenido que tiene que tener el recibo, los plazos de conservación de los mismos y la necesidad de que el trabajador firme el recibo como justificación de que este ha percibido la remuneración. Sobre la firma del del recibo del salario por parte del trabajador, el articulo 2 apartado 1 de la Orden, dice así:

“el recibo de salarios será firmado por el trabajador al hacerle entrega del duplicado del mismo y abonarle, en moneda de curso legal o mediante cheque o talón bancario, las cantidades resultantes de la liquidación. La firma del recibo dará fe de la percepción por el trabajador de dichas cantidades, sin que suponga su conformidad con las mismas”.

La citada Orden en su artículo 2 apartado 2º determina además que:

“cuando el abono se realice mediante transferencia bancaria, el empresario entregará al trabajador el duplicado del recibo sin recabar su firma, que se entenderá sustituida, a los efectos previstos en el apartado anterior, por el comprobante del abono expedido por la entidad bancaria”.

Desde una perspectiva funcional, este recibo tiene un valor probatorio del pago con el que se trata de garantizar la debida transparencia en los pagos, así como el conocimiento de los conceptos que integran las diferentes percepciones y los correlativos descuentos. Asimismo, este recibo es el soporte documental que permite al trabajador reclamar judicialmente cantidades adeudadas en tanto que la firma del trabajador dará fe de su percepción, sin que suponga su conformidad con lo devengado (art. 2.1 Orden Ministerial). La falta de entrega o la dilación en su entrega constituye además infracción laboral leve, conforme a lo dispuesto en el art. 6.2 Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social que tipifica como tal el incumplimiento derivado de «no entregar puntualmente al trabajador el recibo de salarios o no utilizar el modelo de recibo de salarios aplicable, oficial o pactado», al tiempo que se califica como infracción grave «no consignar en el recibo de salarios las cantidades realmente abonadas al trabajador» (art. 7.3 Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social).

Conclusiones

De la regulación expuesta, podemos afirmar, que el recibo de salario deberá hacerse atendiendo a lo indicado en  el artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores y a lo estipulado por la Orden de 27 de diciembre de 1994 del Ministerio de Trabajo y de la Seguridad Social, en términos generales, esto es: la documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo, siguiendo lo indicado por la citada Orden (en cuanto a contenido, plazos de conservación de los recibos y la necesidad de la firma del trabajador que de fe de la percepción de la remuneración por su parte) siempre y cuando no se haya generado un acuerdo en este sentido mediante convenio colectivo o por medio de acuerdos entre los representantes de los trabajadores y los representantes de la empresa.

No observamos de la regulación estudiada, que se haga una referencia al medio o al soporte en el que el recibo del salario se deba entregar al trabajador. Habida cuenta que existe una clara apuesta por incrementar el uso de los medios telemáticos en todos los ámbitos de la sociedad, incluida la Administración Electrónica, una interpretación flexibilizadora del art. 29.1 del Estatuto de los Trabajadores, fuerza a una equiparación progresiva de los documentos en formato electrónico con aquellos otros disponibles en soporte papel, máxime cuando para poder acceder a las portales de empleados o las intranets propias de las empresas, se necesita una identificación personal e intransferible de cada trabajador materializada en una clave de acceso. En este sentido, la propia Exposición de Motivos de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico, reconoce que con su promulgación se trata de favorecer la equivalencia entre los documentos en soporte papel y los documentos electrónicos a efectos del cumplimiento del requisito de «forma escrita» que figura en diversas leyes. Con este objetivo, el art. 23.3 de dicha ley señala que «siempre que la Ley exija que el contrato o cualquier información relacionada con el mismo conste por escrito, este requisito se entenderá satisfecho si el contrato o la información se contiene en un soporte electrónico». Se opta por un sistema basado en el principio de equivalencia funcional. Entendemos que en estas situaciones podría entrar en escena la aplicación del principio del derecho “rebuc sic santibus”, que implica que las estipulaciones establecidas en los contratos lo son habida cuenta de las circunstancias concurrentes en el momento de su celebración, esto es, que cualquier alteración sustancial de las mismas puede dar lugar a la modificación de aquellas estipulaciones.  

Igualmente se ha cuestionado en relación a la documentación del recibo del salario, no solo el formato en el cual se debe recibir, sino la imposibilidad de la firma de este cuando el recibo del salario del trabajador se realizada de forma electrónica, puesto que la Orden Ministerial antes referida exige la firma del recibo mismo como justificación de que este ha percibido la remuneración. En este sentido, esta rúbrica a la que hace referencia el artículo 2.2, sostiene el Tribunal Supremo, carece ya de sentido una vez que el empleado ha recibido el salario mediante ingreso en su cuenta bancaria, puesto que establece el citado Tribunal que cuando se opta por la transferencia bancaria como modelo de pago, la orden de transferencia y el ingreso efectivo en cuenta del trabajo sustituyen la firma del trabajador en su nómina. En este caso la firma del trabajador se entiende sustituida «por el comprobante del abono expedido por la entidad bancaria».

Por otra parte, y desde el prisma jurisprudencial, la Sala de lo Social del Tribunal Supremo en Sentencia de 1 de diciembre de 2016, resuelve un conflicto entre la empresa y los trabajadores, donde los trabajadores solicitan que les entreguen nuevamente la nómina en soporte papel, tras la instauración de un sistema por parte de la empresa mediante el cual, el trabajador accede a ver electrónicamente su nómina. El citado Tribunal concluye que la entrega del recibo en soporte informático cumple la finalidad de la entrega de la copia del recibo de salarios, la cual es garantizar la constancia de la percepción por el trabajador de las cantidades liquidadas, y la debida transparencia en el conocimiento por el mismo de los diferentes conceptos de abono y descuento que conforman tal liquidación. Asimismo, considera que el cambio del soporte papel a soporte informático en la entrega de las nóminas no supone perjuicio ni molestia alguna para el trabajador; y no puede calificarse de gravoso el hecho de que si el trabajador quiere una copia de su nómina en soporte papel tenga que dar la orden de imprimir.

Por los argumentos expuestos, podemos concluir que la opción más plausible es que la conversión del formato de nómina a soporte electrónico se acuerde con los representantes legales de los trabajadores si bien la ausencia de un pacto colectivo a tal efecto no supondrá, per se, la ilegalidad de este recibo electrónico. No obstante, consideramos que la validez de este tipo de formato para la documentación del recibo de nóminas está condicionada al cumplimiento acumulativo de los siguientes requisitos:

En primer lugar, el recibo confeccionado en soporte electrónico ha de adecuarse a lo contenido en el modelo oficial, es decir, debe desglosar las partidas retributivas que conforman la nómina en cuestión. Seguidamente, tendrían que garantizarse determinados aspectos formales para la visualización del documento de modo que el acceso de cada trabajador sea personal y sólo accesible para el destinatario del recibo mediante una clave intransferible, así como garantizar el medio de transmisión y la autenticidad e integridad del documento remitido, asegurando las herramientas que garanticen que el documento no ha sido alterado y que el documento emitido electrónicamente fuese el mismo que emitiría la empresa en soporte papel. Finalmente, el pago habría de efectuarse por transferencia bancaria lo que garantizaría la efectividad del pago documentado electrónicamente.

La sustitución del salario en formato papel por el acceso electrónico ha de hacerse de modo que se permita al trabajador acceder a dicho recibo, que podrá imprimir tras ingresar su clave en el ordenador de la empresa tanto desde Internet como por medio de la intranet corporativa y, en todo caso, estos recibos de salarios han de tener las condiciones exigidas en la Orden Ministerial anteriormente citada que disciplina el recibo individual de salarios.

Por último, entendemos necesario, tener en cuenta a aquellos trabajadores (como excepción) que se opongan a la iniciativa de recibir el documento en formato electrónico (por diferentes motivos, ausencia de ordenador, poca familiarización con las nuevas tecnologías, la llamada brecha digital…etc.), los cuales tendrán un tratamiento específico, para que sigan recibiendo el recibo del salario en formato papel.

Por todo lo indicado, a modo de conclusión definitiva y como opinión personal, se entiende que la entrega del recibo del salario en formato electrónico es perfectamente válida, puesto que tal y como estable el Tribunal Supremo, la finalidad de la entrega de la copia del recibo de salarios, la cual es garantizar la constancia de la percepción por el trabajador de las cantidades liquidadas, y la debida transparencia en el conocimiento por el mismo de los diferentes conceptos de abono y descuento que conforman tal liquidación. se pueden cumplir cuando el recibo del salario se realiza por medios electrónicos, no contradiciéndose el espíritu del Estatuto de los Trabajadores en su regulación inicial.

Jesús Felipe Mateos

6 de marzo de 2020


Jesús Felipe Mateos

Jurista, Delegado de Protección de Datos, Consultor especializado en privacidad y seguridad de la información. Licenciado en Derecho, Master el Derecho en las Nuevas Tecnologías. Con gran interés por indagar y analizar el impacto provocado en el Derecho, la llamada Sociedad de la Información.

Perfil digital: https://www.linkedin.com/in/jesusfelipemateosmateos/

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